Наиболее распространенным способом оптимизации бизнес-процессов является регулирование численности персонала. Когда руководитель меняет расстановку людей, пересаживает отделы из комнаты в комнату, переназывает должности сотрудников — целью его действий часто является оптимизация бизнес-процесса.

Оптимизация бизнес-процессов объединяет на сегодняшний день ряд приемов и технологий, под влиянием которых изменяются порядок и правила осуществления работы сотрудников. Многие пробуют оптимизировать процессы посредством изменения организационной структуры: рисуют квадратики, меняют должности, определяют ответственность и полномочия, однако нужного эффекта не получают. Организационная структура позволяет внести ясность в вопросы подчинения, должностной иерархии и функциональных границ. Однако работа с организационной структурой вовсе не обеспечивает процессную "гладкость" и непротиворечивость работ. Поскольку важнейшей задачей руководителя является налаживание и совершенствование взаимодействий, ликвидация конфликтов "на стыках", т. е. в тех местах, в которых заканчивается ответственность одних подразделений и почему-то не начинается ответственность других, важно знать и правильно применять приемы и методы оптимизации бизнес-процессов.

Наиболее распространенные практики оптимизации
Несомненный лидер — это регулирование численности персонала, попросту сокращение или дополнительный набор работников. Надо сказать, что белорусская и российская бизнес-практика принесла немало примеров, когда численность персонала в растущей компании искусственно сдерживается руководителем, что приводит к перегрузке работников, накоплению конфликтных ситуаций, усложнению взаимодействий. В результате работники научаются способам ведения бизнеса с использованием минимального количества персонала — бизнес, кстати, от такого ведения дел выигрывает, но кратковременно. Компании, чей рост искусственно сдерживается, трудно масштабируют (укрупняют свой бизнес), а с течением времени неизбежно останавливаются в росте и развитии. Происходит это в результате концентрации многих важнейших функций на одних и тех же людях, что создает узкие места — конкретных руководителей или специалистов, от решения и действий которых зависит своевременное выполнение обязательств перед клиентом.

Оптимизация бизнес-процессов, связанная с набором персонала, нередко самое эффективное решение, ведь нужный человек в нужное время в компании — сравнительно недорогой и быстрый прием, приводящий к правильному изменению работы и решению сложных ситуаций.

Суть оптимизации при "регулировке численности" состоит в моделировании предстоящих деловых ситуаций. Зачастую многие руководители упрощают или игнорируют данную задачу, и поэтому не получают должного эффекта от новых сотрудников.

История: В одной торговой организации испытывали трудности во взаимодействии региональных представительств и центрального офиса, расположенного в столице. Оперативные вопросы документооборота, поставок оборудования, заказа транспорта, информационного обеспечения деятельности — все превращалось в проблему, если для решения вопроса сотруднику из региона необходимо было контактировать с центральными подразделениями (бухгалтерией, юридической службой, отделом поставок и др.). В случае личного присутствия, если сотрудник приезжал в центральный офис, все налаживалось и решалось быстро. На совещании по оптимизации было выдвинуто предложение: нанять для координации регионов и центрального офиса работника, который бы занимался "подталкиванием вопросов". Моделирование предстоящих деловых ситуаций, которые призван "разрулить" данный работник, привело к пониманию того, что вместо первоначальной фигуры симпатичной и хрупкой девушки вырисовалась этакая "баба с веслом", способная выбить из поставщиков сроки и комплектацию, решить вопрос с бухгалтерией, а также согласовать сложные моменты с самим директором компании. Такого работника нашли и работать "региональщикам" стало значительно легче.

Моделирование предстоящих деловых ситуаций осуществляется как серия ответов на вопросы типа "Представьте ситуацию Х, какие действия будет выполнять сотрудник в этом случае? К кому он обратится? Как передает информацию?" и т. п. В результате уточняются требования, которым должен соответствовать будущий работник, а также набор навыков и способностей, которым он должен обладать. Таким образом поступают и в случае сокращения численности персонала. Чем реалистичнее и ответственнее относятся руководители к данной процедуре, тем точнее оказывается решение и большим — эффект оптимизации.